Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Aradon EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laadittu 6.5.2021. Viimeisin muutos: 6.5.2021

Rekisterinpitäjä

Arado Oy, Tykistökatu 4, 20520 Turku

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Anssi Soinu, anssi.soinu@arado.fi, +358 40 178 0300.

Rekisterin nimi

Aradon työnhakijarekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Työhakemusrekisterin tarkoitus on vastaanottaa, käsitellä ja säilyttää Arado Oy:sta työnantajana kiinnostuneiden työnhakijoiden työpaikkahakemuksia. Hakija voi osoittaa hakemuksen haluamaansa työtehtävään tai jättää avoimen hakemuksen. Henkilöstöhallinnon henkilöt voivat myös yhdistää hakemuksen mahdolliseen muuhun sopivaan työtehtävään.

Hakijatietoja säilytetään aina luottamuksellisesti, eikä hakijoiden antamia hakemustietoja luovuteta rekrytointiprosessin ulkopuolelle. Luottamuksellisuus tarkoittaa, että hakijatiedot ovat vain niiden henkilöiden saatavilla, jotka ovat näiden tietojen käyttöön oikeutettuja (henkilöstöhallinto ja rekrytointeja käsittelevät työntekijät).

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin niiden käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Henkilötietojen säilytysaikaa jatketaan ainoastaan siinä tapauksessa, jos rekisteröidyltä on saatu suostumus henkilötietojen säilyttämiseen ja käyttämiseen myös myöhemmissä rekrytointiprosesseissa. Tällöin tietoja voidaan lähtökohtaisesti käyttää yhden (1) vuoden ajan rekrytointiprosesseissa. Tiedot tuhotaan viimeistään kahden (2) vuoden kuluessa.  Mikäli työnhakijasta tulee työntekijämme, säilytämme hänen työnhakijana antamiaan ja työnhakuun liittyviä tietoja osana hänen henkilöstöprofiiliaan työntekijöidemme tietoja koskevan rekisteriselosteen mukaisesti.

Rekisterin tietosisältö

Rekisterin tietosisältö on työnhakijan itse hakemuksessa ja sen liitteissä antamat tiedot sekä Aradon kirjaamat lisätiedot rekrytointiprosessin aikana.

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja rekrytointiprosessin ja työtehtävän kannalta tarpeellisia henkilötietoja työnhakijasta:

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan hello@arado.fi lähetetyistä sähköposteista. Työnhakijan tiedot tallennetaan Aradon Notion-pilvipalveluun. Järjestelmän tietoturvasta huolehtii sopimusperustaisesti palvelun toimittaja.

Työtehtävään valitun henkilön tiedot tallennetaan työsopimusta laatiessa ja työsuhteen alkaessa edelleen työsuhteen kannalta välttämättömiin järjestelmiin. Näiden tietojen käsittelystä on oma tietosuojaselosteensa.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekrytointitiedot ovat vain Aradon sisäiseen käyttöön. Rekisteriin tallennettuja työnhakijoita koskevia henkilötietoja luovutetaan työnhakijan antaman suostumuksen perusteella Aradon sisällä rekrytointeja hoitaville henkilöille. Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu työnhakijan kanssa.

Luovutamme henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla tahoille, joilla on lakiin, ja/tai sopimukseen perustuva oikeus saada rekisteristä.

Aradon rekisterin tietoja ylläpidetään pilvipalvelussa, jonka palvelimet voivat sijaita  EU:n tai ETA:n ulkopuolella Yhdysvaltoissa.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan roolien mukaisesti asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle osoitteeseen hello@arado.fi. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Henkilötietoja käsitellään vain kohdassa "Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus" mainitussa tarkoituksessa. Henkilötietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin tai muihin toissijaisiin tarkoituksiin, eikä niitä käytetä automaattiseen päätöksentekoon (esim. profilointi).

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle osoitteeseen hello@arado.fi. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Rekisteröidyllä on oikeus saattaa henkilötietojensa käsittelyn lainmukaisuutta koskeva asia Tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Muutokset rekisteri- ja tietosuojaselosteeseen

Arado pidättää oikeuden muuttaa rekisteri- ja tietosuojaselostetta, kun lainsäädäntö muuttuu tai kehitetään liiketoimintaa. Arado julkaisee päivitetyn selosteen samalla sivulla alkuperäisen kanssa. Arado saattaa käyttää sähköpostia tai muita keinoja selosteen muutoksista viestittämiseen työnhakijoille. Uudistettu seloste astuu välittömästi voimaan ellei selosteessa erikseen mainita muuta päivämäärää.