Asynkroninen kommunikaatio ja Notion

Aradolla on keskusteltu viime aikoina paljon asynkronisesta kommunikaatiosta ja siihen liittyvistä työkaluista ja -tavoista. Tässä artikkelissa käydään läpi mitä termi tarkoittaa ja kokemuksia testattavana olleen Notion -työkalun käytöstä.

Mitä on asynkroninen kommunikaatio?

Termi voi vaikuttaa aluksi mystiseltä, mutta arkinenkin maailma on jo monessa suhteessa asynkroninen. Asynkroninen tarkoittaa ei-reaaliaikaista, eli asynkronisessa kommunikaatiossa viestin lähettäjän ja vastaanottajan ei tarvitse olla samaan aikaan aktiivisia. Jos käyt esim. kaverisi kanssa viikkoja kestävää WhatsApp -keskusteluja, johon vastaat silloin kun kerkeät, olette jo aloittaneet asynkronisen kommunikoinnin. Työelämässä tämä tarkoittaa sitä, että työntekijät voidaan paitsi irrottaa työpaikalta, myös työajoistaan. Tämä tarjoaa luonnollisesti huomattavasti enemmän vapauksia työn ja muun elämän yhteensovittamiseen.

Steve Glaveskin artikkeli The Five Levels of Remote Work avaa hyvin ajatusta siitä, kuinka etätyöskentely ei ole “kuin toimistolla olemista, mutta digitaalisesti”, vaan kuinka kaikkien digitaalisen työskentelyn tuomien mahdollisuuksien käyttöönotto avaa ihan uusia keinoja työn järjestämiselle. Artikkelissa jaetaan etätyöhön siirtyminen viiteen askeleeseen, joista asynkroninen kommunikaatio on toiseksi viimeinen. Erityisen mielenkiintoinen on Glaveskin huomio, kuinka asynkroninen kommunikaatio on eräänlainen informaatioajan työvallankumous, jossa ei enää seurata työhön käytettyä aikaa, vaan sen tuloksia ja vaikuttavuutta.

Luonnollisesti asynkroniseen kommunikaatioon siirtyminen vaatii uudenlaista suhtautumista yrityksen sekä sisäiseen, että ulkoiseen viestintään ja erityisesti huomion kiinnittämistä niiden selkeyteen ja tehokkuuteen. Asynknronisessa kommunikaatiossa kirjoittaminen nouseekin suureen arvoon, eikä tämä ole välttämättä huono asia. Usein huolellinen kirjoittaminen auttaa myös jäsentämään omia ajatuksia ja vähentää tunnevaltaista suhtautumista käsillä olevaan asiaan. Ryhmäkeskusteluissa, käytiin ne Zoomin kautta tai ei, on yleensä luonnostaan muutama selvästi äänekkäämpi ja mielipiteiltään vahvempi henkilö, jotka johtavat keskustelua. Asynkroninen dialogi ja päätöksenteko voikin auttaa myös hiljaisempia ja pohdiskelevampia persoonia saamaan ajatuksensa kerrottua ja osallistumaan päätöksentekoon.

Notion

Yksi asynkronista kommunikaatiota helpottava työkalu on Notion, jota on käytetty Aradolla nyt noin kuukausi. Se mahdollistaa yrityksen oman Wikin luomisen helposti ja selkeästi, mutta taipuu myös projektinhallintatyökaluksi tai kevyen myyntiputken ja CRM:n luomiseen. Notionissa on Slackia muistuttava UI ja sillä saa esimerkiksi jaettua dokumentteja muiden tiimiläisten kesken monia muita työkaluja nopeammin ja näppärämmin.

Aradolla Notionia on käytetty muun muassa tietopankin kasaamiseksi uusien työntekijöiden perehdyttämiseksi. Tiedot saa helposti kasattua niin, että kysymyksiin, kuten “Miten teen kululaskun?” saa nopeasti vastauksen. Toistaiseksi Notion on palvellut parhaiten erilaisten listojen luonnissa, mutta se tarjoaa hyvin syvällisiä keinoja jakaa, linkittää ja seuloa informaatiota, mikä tekee siitä väkevän työkalun yrityksen “sisäisen Googlen” rakentamiseen.

Notion toimii myös muistiinpanojen jakamiseen oivallisesti ja yhdessä kirjoitetut ja hyväksytyt muistiinpanot ovatkin yksi asynkronisen tiedonjaon perusta. Esimerkiksi asiakkaan kanssa sovittaessa projektin tavoitteista ja reunaehdoista kannattaa muistiinpanot jakaa yhteisiksi ja sopia molempien kesken, että ne täsmäävät. Tämän jälkeen muistiinpanoihin voidaan tarvittaessa palata koska vain projektin tavoitteiden tarkistamiseksi.

Dokumentointi on harvalle se työn miellyttävin osuus ja liian harvakseltaan tehtävä dokumentointi happanee nopeasti. Tämän takia sen tekemiseen käytettyihin työkaluihin kannattaakin kiinnittää huomiota hermojen ja työajan säästämiseksi. Notionin saa nyt henkilökohtaiseen käyttöön ilmaiseksi, joten jos työkalu kuulosti kiinnostavalta, voit ladata sen täältä: https://www.notion.so/personal

Blogin pohjana olleen alkuperäisen podcastin voit kuunnella täältä tai Spotifystä.